Эффективное делегирование: Советы для руководителей
Делегирование — это передача задач сотрудникам для освобождения времени и ресурсов руководителя. Таким образом руководитель освобождает время для стратегических задач, таких как развитие компании, работа с партнерами или запуск новых проектов. Кроме того, делегирование способствует и профессиональному росту сотрудников, помогая им развивать навыки, что в свою очередь повышает их мотивацию и вовлеченность.
Для эффективного делегирования необходимо понять, 1) какие задачи передавать, 2) как их правильно ставить и 3) контролировать их выполнение.
1. Что делегировать?
Эффективное делегирование начинается с правильного выбора задач. Вот несколько типов задач, которые можно безопасно делегировать:
- Рутинные задачи: обработка почты, подготовка отчетов, составление презентаций. Эти задачи часто повторяются и не требуют принятия стратегических решений.
- Задачи, не требующие специальных знаний: бронирование билетов, организация встреч, подготовка документов. Это задачи, которые не связаны с уникальными навыками руководителя.
- Задачи, которые могут выполнять другие сотрудники: поиск информации, анализ данных, подготовка материалов, ведение переговоров (в определенных ситуациях).
Однако, важно помнить, что не все задачи можно делегировать. Не делегируйте:
- Задачи, требующие вашего личного участия
- Задачи, связанные с высокой степенью конфиденциальности
- Задачи, которые могут повлиять на репутацию компании
Для минимизации рисков используйте регламенты и чек-листы, чтобы сотрудник точно понимал, как выполнять делегированную задачу.
- Рутинные задачи: обработка почты, подготовка отчетов, составление презентаций. Эти задачи часто повторяются и не требуют принятия стратегических решений.
- Задачи, не требующие специальных знаний: бронирование билетов, организация встреч, подготовка документов. Это задачи, которые не связаны с уникальными навыками руководителя.
- Задачи, которые могут выполнять другие сотрудники: поиск информации, анализ данных, подготовка материалов, ведение переговоров (в определенных ситуациях).
Однако, важно помнить, что не все задачи можно делегировать. Не делегируйте:
- Задачи, требующие вашего личного участия
- Задачи, связанные с высокой степенью конфиденциальности
- Задачи, которые могут повлиять на репутацию компании
Для минимизации рисков используйте регламенты и чек-листы, чтобы сотрудник точно понимал, как выполнять делегированную задачу.
2. Используйте методику SMART для эффективной постановки задач:
Эффективная постановка задач — это залог успешного делегирования. Методика SMART помогает формулировать задачи так, чтобы они были четкими и достижимыми:
- Specific (конкретная): задача должна быть понятной и четкой.
- Measurable (измеримая): важно, чтобы результат задачи можно было измерить.
- Achievable (достижимая): задача должна быть реальной и выполнимой.
- Relevant (релевантная): задача должна быть связана с вашими целями.
- Time-bound (ограниченная во времени): каждая задача должна иметь сроки выполнения.
Пример использования методики SMART:
Задача: Подготовить презентацию для клиентов о новом продукте.
SMART-задача: Подготовить презентацию на 50 слайдов о новом продукте с описанием функционала, конкурентных преимуществ; выполнить до 15 марта
- Specific (конкретная): задача должна быть понятной и четкой.
- Measurable (измеримая): важно, чтобы результат задачи можно было измерить.
- Achievable (достижимая): задача должна быть реальной и выполнимой.
- Relevant (релевантная): задача должна быть связана с вашими целями.
- Time-bound (ограниченная во времени): каждая задача должна иметь сроки выполнения.
Пример использования методики SMART:
Задача: Подготовить презентацию для клиентов о новом продукте.
SMART-задача: Подготовить презентацию на 50 слайдов о новом продукте с описанием функционала, конкурентных преимуществ; выполнить до 15 марта
3. Контроль выполнения задач
После того как задача делегирована, важно правильно проконтролировать её выполнение. Для этого существуют несколько эффективных методов:
- Ежедневные отчеты: сотрудники ежедневно сообщают о проделанной работе и возникающих проблемах.
- Промежуточные встречи: регулярные обсуждения прогресса задачи и уточнение возникающих вопросов.
- Таблицы контроля задач: такие таблицы позволяют отслеживать все делегированные задачи, сроки, ответственных сотрудников и статус выполнения.
- Онлайн-платформы для управления задачами: используйте цифровые инструменты для постановки задач, распределения ответственности и мониторинга прогресса.
- Ежедневные отчеты: сотрудники ежедневно сообщают о проделанной работе и возникающих проблемах.
- Промежуточные встречи: регулярные обсуждения прогресса задачи и уточнение возникающих вопросов.
- Таблицы контроля задач: такие таблицы позволяют отслеживать все делегированные задачи, сроки, ответственных сотрудников и статус выполнения.
- Онлайн-платформы для управления задачами: используйте цифровые инструменты для постановки задач, распределения ответственности и мониторинга прогресса.
Почему важно делегировать?
Делегирование — это не просто способ разгрузить себя, это инвестиция в развитие команды. Сотрудники чувствуют себя вовлеченными, когда им доверяют важные задачи, и это напрямую влияет на их мотивацию и развитие.
Только ассистент-профессионал может по-настоящему разгрузить руководителя, взяв на себя делегированные задачи и сделав шефа более продуктивным. Если вы хотите найти идеального помощника для вашей компании, переходите по ссылке и узнайте больше о нашем агентстве по подбору ассистентов.
