Статьи

Обязанности секретаря руководителя

В последнее время сильно изменилось отношение к профессии секретаря. Пришло понимание, что это не просто технический исполнитель поручений руководителя. Сейчас это квалифицированный специалист, который является связующим звеном в работе с подразделениями и отдельными сотрудниками.

Если немного углубиться в историю, то профессия секретаря зародилась еще в Древнем Риме. В те времена секретари выполняли роль персональных советчиков у знати. Должность секретаря в России появилась в период правления Петра I. Требования к секретарям были высокими: нужно было знать законы и иметь образование.
Конечно, с течением времени профессия претерпела значительные изменения. Сегодня секретарь — это специалист, который отвечает за стабильность офисных процессов, коммуникации и организационную инфраструктуру компании. К тому же, роль секретаря стала более технологичной: востребованы специалисты, которые уверенно работают с цифровыми сервисами, электронным документооборотом и базовыми HR- и административными процессами.
В обязанности секретаря входит:
  • Прием документов на подпись руководителя организации
  • Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции
  • Ведение делопроизводства
  • Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой
  • Обеспечение сохранности дел и сдача их в архив в установленные сроки
  • Составление по поручению руководителя писем, запросов и других документов
  • Приём телефонных звонков и запись полученной информации с последующим доведением до руководителя
  • Организация приема посетителей
  • Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
  • Работа с электронным документооборотом (ЭДО), корпоративными почтовыми сервисами и CRM
  • Подготовка простых отчетов, справок, подбор информации по запросу руководителя
  • Мониторинг сроков документов, контроль исполнения поручений, связанных с административным блоком
Сейчас очень часто востребованы гибридные специалисты, которые могут выполнить все вышеперечисленные работы. Ценятся секретари, которые умеют работать с digital-инструментами: системами бронирования, таск-менеджерами, планировщиками встреч и базами знаний — это уже часть современной профессии.
Сейчас требования к административным специалистам растут: работодатели ожидают грамотную письменную речь, уверенную работу с документами, понимание корпоративного протокола и высокий уровень клиентского сервиса. Особенно ценится грамотная деловая переписка — от умения структурировать сообщения до способности вести коммуникацию в сложных ситуациях. Это уже базовый навык современного администратора, без которого невозможно эффективно представлять интересы руководителя и компании.

Интересно узнать больше про профессию секретаря руководителя? Наша бизнес-школа ассистентов, помощников и административных специалистов Анны Сосновой обучает всем аспектам профессии секретаря. Вам будут доступны самые актуальные знания по профессии, авторские чек-листы, пособия, профессиональные статьи и шаблоны. Все это вы сможете применить в работе уже во время обучения! Навыки, приобретенные у нас в школе, помогут Вам устроиться на работу даже в самую требовательную организацию!
Материал обновлен в декабре 2025 года
Для ассистентов