Вы, конечно, слышали про такие должности, как секретарь и личный помощник руководителя. На первый взгляд может показаться, что это разные названия одной и той же должности и что обязанности у них одинаковы. И вы вполне могли задаваться вопросом: в чем же все-таки отличие? Давайте разбираться.
Во-первых, различаются эти должности своими основными функциями.
Основная функция секретаря – управление потоками информации. А именно: прием и распределение звонков, прием и отправка бумажной и электронной почты, работа с документами. Часто в обязанности секретаря также входит встреча гостей и обеспечение офиса расходными материалами.
В свою очередь, личный помощник или ассистент управляет производительностью руководителя. Главная задача помощника — разгрузить руководителя от операционных вопросов, чтобы он мог уделить больше времени стратегическим решениям. Обязанности личного помощника гораздо шире и намного более индивидуальны, так как каждый руководитель видит по-своему решение операционных вопросов, которые он хочет возложить на помощника. Но секретарские обязанности все равно часто входят в функционал помощника.
Во-вторых, различие должностей в уровне ответственности.
Помощник – не просто исполнитель распоряжений руководителя. Это прежде всего соратник своего шефа, лицо, максимально приближенное «к императору» . Помощники часто достаточно глубоко погружены в рабочие вопросы, владеют большим объемом не просто информации, а конфиденциальной информации. И ввиду этого помощник просто обязан выступать с «хорошей инициативой», которая может принести пользу компании. Также помощник является своеобразным «рупором» от лица руководителя, следит за донесением поручений до сведения сотрудников, за исполнительской дисциплиной, контролирует исполнение решений руководителя.
Подытоживая, хочется сказать, что обе профессии важны и нужны в организации. Без секретаря не будет организована грамотная работа со звонками, документами и организационным обеспечением деятельности. А без личного помощника руководителю будет сложно организовать свой график, улучшить свою эффективность и больше успевать.
Как видите, у каждой профессии своя специфика, а обучиться всем нюансам обоих профессий вы можете в бизнес-школе ассистентов, помощников и административных специалистов Анны Сосновой, перейдя по ссылке: assistant-school.ru
На наших курсах вы получите не только актуальные знания и навыки по каждой профессии, но и документ гособразца, который при поиске работы выгодно выделит вас среди остальных претендентов!