Статьи

А вы знаете о новых реалиях управления временем?

А вы знаете о новых реалиях управления временем?

Новые реалии управления временем


Звонит мне девушка из какой-то компании. Оказалось, что организаторы конференции передали спонсорам контакты всех участников. И теперь они их обзванивают.
И вот она мне предлагает встретиться. Говорит, давайте подумаем, где можем быть полезны друг другу. Давайте пересечемся на завтрак или обед.
И вот, что я подумала.

Новые реалии тайм-менеджмента обязывают нас всех задаваться вопросами:
- нужна ли вообще эта встреча?
- какие цели она перед собой ставит?
- можем ли мы решить вопросы/задачи, не встречаясь? Например, по почте, звонком и т.д.

А в особенности эти вопросы - must-have для ассистента.
Если раньше можно было не думать: кто-то хочет встретиться с руководителем - согласовали, в календарь поставили напоминалку и дело за малым.
То сейчас этот hectic lifestyle (невероятно суетной образ жизни в мегаполисе) он обязывает выбирать эффективные средства достижения целей. Экономить свое время! И думать, а зачем мне тратить время на дорогу/ожидание, если можно написать письмо/позвонить.
И только когда личная встреча ну прям 100% нужна, она важная с точки зрения целей и возможных результатов - тогда да, встреча оправдана. В других околорабочих и рабочих вопросах нужно экономить свое время. Это же невероятно ценный ресурс!

Тогда как правильно делегировать, и что можно делегировать?


Когда у нас огромное множество разнообразных задач, то есть шанс погрязнуть в мелочах и потратить на них уйму времени. Так и появилось модное нынче слово «делегирование». Казалось бы, что в нем сложного? Просто перепоручить другому. Однако от того, насколько понятно поставлена нами задача, зависит конечный результат.
Я по долгу своей работы взаимодействую с IT-специалистами, дизайнерами, рекламными агентствами, фрилансерами. Всем им перепоручаю те задачи, которые не могу сделать сама или в которых некомпетентна.

Как же поставить задачу так, чтобы она была понятна исполнителю?
Даю технологию постановки задач:
  • Что?
- Что надо сделать и какие задачи выполнить?
  • Кто?
- Кто ответственный?
- Кого проинформировать?
- С кем взаимодействовать?
  • Зачем?
- Какую цель перед собой ставим?
- Что будет, если задача не будет выполнена?
  • Как?
- На что обратить внимание?
- Какие есть у нас требования?
  • Когда?
- Когда надо начать и завершить работу?
- Когда установить контрольные точки?
- Будет ли итоговый отчет и в каком виде?

Если изначально дать поручение в таком структурированном виде, то вопросов и непонимания будет гораздо меньше. Мы заранее ставим задачу в понятном виде.
Эта технология подходит тем, кто:
- руководит отделом или несколькими подчиненными
- управляет удаленной командой
- дает поручения фрилансерам или удаленным сотрудникам
- взаимодействует с аутсорсерами

Очень частый случай, когда ставится непонятная «двоякая» задача.
Made on
Tilda