Новые реалии управления временем
⠀Звонит мне девушка из какой-то компании. Оказалось, что организаторы конференции передали спонсорам контакты всех участников. И теперь они их обзванивают.
И вот она мне предлагает встретиться. Говорит, давайте подумаем, где можем быть полезны друг другу. Давайте пересечемся на завтрак или обед.
И вот, что я подумала.
⠀
Новые реалии тайм-менеджмента обязывают нас всех задаваться вопросами:
- нужна ли вообще эта встреча?
- какие цели она перед собой ставит?
- можем ли мы решить вопросы/задачи, не встречаясь? Например, по почте, звонком и т.д.
⠀
А в особенности эти вопросы - must-have для ассистента.
Если раньше можно было не думать: кто-то хочет встретиться с руководителем - согласовали, в календарь поставили напоминалку и дело за малым.
То сейчас этот hectic lifestyle (невероятно суетной образ жизни в мегаполисе) он обязывает выбирать эффективные средства достижения целей. Экономить свое время! И думать, а зачем мне тратить время на дорогу/ожидание, если можно написать письмо/позвонить.
И только когда личная встреча ну прям 100% нужна, она важная с точки зрения целей и возможных результатов - тогда да, встреча оправдана. В других околорабочих и рабочих вопросах нужно экономить свое время. Это же невероятно ценный ресурс!
Тогда как правильно делегировать, и что можно делегировать?
⠀Когда у нас огромное множество разнообразных задач, то есть шанс погрязнуть в мелочах и потратить на них уйму времени. Так и появилось модное нынче слово «делегирование». Казалось бы, что в нем сложного? Просто перепоручить другому. Однако от того, насколько понятно поставлена нами задача, зависит конечный результат.
Я по долгу своей работы взаимодействую с IT-специалистами, дизайнерами, рекламными агентствами, фрилансерами. Всем им перепоручаю те задачи, которые не могу сделать сама или в которых некомпетентна.
⠀
Как же поставить задачу так, чтобы она была понятна исполнителю?
Даю технологию постановки задач:
- Что?
- Кто?
- Кого проинформировать?
- С кем взаимодействовать?
- Зачем?
- Что будет, если задача не будет выполнена?
- Как?
- Какие есть у нас требования?
- Когда?
- Когда установить контрольные точки?
- Будет ли итоговый отчет и в каком виде?
⠀
Если изначально дать поручение в таком структурированном виде, то вопросов и непонимания будет гораздо меньше. Мы заранее ставим задачу в понятном виде.
Эта технология подходит тем, кто:
- руководит отделом или несколькими подчиненными
- управляет удаленной командой
- дает поручения фрилансерам или удаленным сотрудникам
- взаимодействует с аутсорсерами
⠀
Очень частый случай, когда ставится непонятная «двоякая» задача.