На совещаниях поднимаются производственные вопросы, принимаются важные решения. В процессе документирования хода совещаний и закрепления принятых решений важное место занимает протокол совещания. Именно поэтому мы решили рассказать о том, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать. Также мы дадим несколько советов по процессу создания протокола для начинающих ассистентов.
Начнем с того, что же такое протокол совещания.Протокол совещания– это документ, в котором фиксируется ход обсуждения разных вопросов, выработка и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, заседаний и собраний.
Важно отметить, что основная функция протокола — это письменная регистрация всех вопросов, задач, мнений, которые озвучивались на совещании. А также закрепление на бумаге принятых решений.
Теперь поговорим о том, какие бывают разновидности протоколов. По степени полноты записи хода совещания протоколы могут быть краткие и полные.
Полные протоколы содержат запись всего хода совещания, включая вопросы, реплики, замечания, справки по ходу совещания, выступления участников и пр. Полные протоколы могут быть:
- текстовыми – способ документирования – текст;
- стенографическими – здесь текстовый способ используется совместно со специальными условными обозначениями, которые будут расшифрованы при дальнейшем оформлении протокола;
- фонографическими – использование звукозаписи;
- видеопротоколами – использование видеозвукозаписи.
В кратком протоколе фиксируется:
- фамилия председателя;
- фамилия секретаря;
- состав присутствовавших;
- перечень рассмотренных вопросов;
- принятые решения.
К разновидности краткого протокола можно отнести протокол, который был составлен по сокращенной форме. Эта форма предусматривает краткое последовательное изложение всех рассмотренных вопросов. При этом применяется схема «вопрос – принятое решение». Это наиболее частый вид протокола, поскольку составление полного протокола часто трудозатратно.
При оформлении протокола важно использовать подготовленные заранее для совещания документы: списки приглашенных, повестку дня, тексты докладов, информационные справки и пр.
Протокол, который был составлен непосредственно на совещании, является черновиком. Перед оформлением такой протокол должен быть отредактирован, уточнен и сверен со стенограммой или фонограммой (в случае, если на совещании была организована стенограмма или запись на диктофон). Обычно, оформление протокола проводится в течение 3 или 5 дней с даты заседания. Другие сроки подготовки протокола регламентируются соответствующими внутренними организационными положениями.
А теперь несколько советов начинающим помощникам руководителей, которые стоит учесть при подготовке протокола:
- предварительно обсудите с руководителем форму ведения протокола и повестку дня;
- доведите до сведения участников совещания повестку дня;
- проверьте оборудование для записи протокола (в случае использования стенограмы, звуко- и видеозаписи);
- определите регламент (времени должно хватать на обсуждение запланированных вопросов)
В бизнес-школе ассистентов и административных специалистов Анны Сосновой особое внимание уделяется организации совещаний и составлению протоколов. Так, например, в рамках курса «Бизнес-ассистент руководителя» мы подробно разбираем процесс подготовки, организации совещаний, оформления протоколов. Делимся необходимыми чек-листами про организации эффективных совещаний и образцами идеальных кратких и полных протоколов.