Статьи

Как вести протокол совещания

В любой организации периодически проводятся совещания. Поэтому организация совещаний и протоколирование входят в частые обязанности профессиональных помощников, и эти аспекты мы поднимаем в нашей бизнес-школе.

На совещаниях поднимаются производственные вопросы, принимаются важные решения. В процессе документирования хода совещаний и закрепления принятых решений важное место занимает протокол совещания. Именно поэтому мы решили рассказать о том, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать. Также мы дадим несколько советов по процессу создания протокола для начинающих ассистентов.


Начнем с того, что же такое протокол совещания.
Протокол совещания– это документ, в котором фиксируется ход обсуждения разных вопросов, выработка и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, заседаний и собраний.
Важно отметить, что основная функция протокола — это письменная регистрация всех вопросов, задач, мнений, которые озвучивались на совещании. А также закрепление на бумаге принятых решений.


Теперь поговорим о том, какие бывают разновидности протоколов. По степени полноты записи хода совещания протоколы могут быть краткие и полные.


Полные протоколы содержат запись всего хода совещания, включая вопросы, реплики, замечания, справки по ходу совещания, выступления участников и пр. Полные протоколы могут быть:
  1. текстовыми – способ документирования – текст;
  2. стенографическими – здесь текстовый способ используется совместно со специальными условными обозначениями, которые будут расшифрованы при дальнейшем оформлении протокола;
  3. фонографическими – использование звукозаписи;
  4. видеопротоколами – использование видеозвукозаписи.


В кратком протоколе фиксируется:
  1. фамилия председателя;
  2. фамилия секретаря;
  3. состав присутствовавших;
  4. перечень рассмотренных вопросов;
  5. принятые решения.


К разновидности краткого протокола можно отнести протокол, который был составлен по сокращенной форме. Эта форма предусматривает краткое последовательное изложение всех рассмотренных вопросов. При этом применяется схема «вопрос – принятое решение». Это наиболее частый вид протокола, поскольку составление полного протокола часто трудозатратно.
При оформлении протокола важно использовать подготовленные заранее для совещания документы: списки приглашенных, повестку дня, тексты докладов, информационные справки и пр.
Протокол, который был составлен непосредственно на совещании, является черновиком. Перед оформлением такой протокол должен быть отредактирован, уточнен и сверен со стенограммой или фонограммой (в случае, если на совещании была организована стенограмма или запись на диктофон). Обычно, оформление протокола проводится в течение 3 или 5 дней с даты заседания. Другие сроки подготовки протокола регламентируются соответствующими внутренними организационными положениями.


А теперь несколько советов начинающим помощникам руководителей, которые стоит учесть при подготовке протокола:
  1. предварительно обсудите с руководителем форму ведения протокола и повестку дня;
  2. доведите до сведения участников совещания повестку дня;
  3. проверьте оборудование для записи протокола (в случае использования стенограмы, звуко- и видеозаписи);
  4. определите регламент (времени должно хватать на обсуждение запланированных вопросов)


В бизнес-школе ассистентов и административных специалистов Анны Сосновой особое внимание уделяется организации совещаний и составлению протоколов. Так, например, в рамках курса «Бизнес-ассистент руководителя» мы подробно разбираем процесс подготовки, организации совещаний, оформления протоколов. Делимся необходимыми чек-листами про организации эффективных совещаний и образцами идеальных кратких и полных протоколов.
Made on
Tilda