На совещаниях поднимаются производственные вопросы, принимаются важные решения. Чтобы договоренности не оставались «на словах», а превращались в конкретные действия, необходим протокол совещания. В процессе документирования хода встреч и закрепления принятых решений он играет ключевую роль. Именно поэтому мы решили рассказать о том, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать. Также мы дадим практические рекомендации, которые будут особенно полезны для начинающих ассистентов.
Что же такое протокол совещания?
Протокол совещания – это документ, в котором фиксируется ход обсуждения разных вопросов, позиции участников, а также выработка и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, заседаний и собраний.Важно отметить, что основная функция протокола — это официальная письменная фиксация договоренностей: вопросов, задач, мнений и решений, которые были озвучены на совещании. Именно протокол позволяет избежать разночтений, забытых договоренностей и повторных обсуждений одних и тех же тем.
Виды протоколов совещаний
Теперь поговорим о том, какие бывают разновидности протоколов. По степени полноты записи хода совещания протоколы могут быть краткими и полными.Полные протоколы содержат детализированную запись всего хода совещания, включая вопросы, реплики, замечания, справки по ходу обсуждения, выступления участников и и дополнительные комментарии.
Полные протоколы могут быть:
- Текстовыми, где способ документирования – текст;
- стенографическими – с использованием специальных условных обозначений, которые расшифровываются при дальнейшем оформлении протокола;
- фонографическими – с применением аудиозаписи;
- видеопротоколами – с использованием видео- и звукозаписи.
- фамилия председателя;
- фамилия секретаря;
- состав присутствовавших;
- перечень рассмотренных вопросов;
- принятые решения и ответственные лица (если это предусмотрено форматом).
Как правильно оформлять протокол
При оформлении протокола важно использовать заранее подготовленные для совещания документы: списки приглашенных, повестку дня, тексты докладов, информационные справки и другие материалы. Это помогает повысить точность формулировок и ускоряет процесс подготовки итогового документа.Протокол, составленный непосредственно во время совещания, является черновиком. Перед окончательным оформлением он должен быть отредактирован, уточнен и логически выстроен, а при необходимости — сверен со стенограммой или фонограммой (если использовалась запись). Обычно оформление протокола проводится в течение 3-5 дней с даты заседания. Конкретные сроки могут устанавливаться внутренними регламентами компании.
Рекомендации помощникам при подготовке протокола
А теперь несколько советов помощникам руководителей, которые стоит учесть при подготовке протокола:- заранее согласуйте с руководителем формат протокола, уровень детализации и ключевые акценты;
- доведите до сведения участников совещания повестку дня;
- проверьте техническую готовность оборудования для записи протокола (если используется стенограмма, аудио- и видеозапись);
- определите регламент встречи, чтобы времени хватило на обсуждение всех запланированных вопросов и фиксацию решений
Грамотно оформленный протокол — это рабочий инструмент управления, который экономит время руководителя и повышает дисциплину исполнения задач. Именно поэтому навыки организации совещаний и протоколирования являются базовыми для профессионального помощника.
В бизнес-школе ассистентов и административных специалистов Анны Сосновой эти навыки рассматриваются как часть системной работы помощника с руководителем. Так, например, в рамках курса «Помощник руководителя» участники осваивают подготовку и проведение совещаний, логику фиксации решений, а также учатся работать с разными форматами протоколов. Также ученики получают необходимые чек-листы по организации собраний и образцы идеальных кратких и полных протоколов. Это позволяет помощнику не просто «вести записи», а реально помогать руководителю управлять процессами и результатами. Переходите по ссылке и записывайтесь, чтобы стать востребованным специалистом!
Материал обновлен в декабре 2025 года