Начнем с того, что помощник руководителя - это человек, который ассистирует шефу, забирая на себя часть рабочих задач. Основная идея работы - освободить время руководителя. Он помогает ему решать различные задачи, освобождая время для более важных дел, помощник также может выполнять функции секретаря, вести переговоры и контролировать выполнение задач. В целом, помощник руководителя является важным членом команды, который способствует успешной работе компании.
Помощник руководителя – многофункциональный сотрудник, он должен быть готов к работе в режиме многозадачности и уметь быстро принимать решения в сложных ситуациях. Его обязанности могут отличаться в зависимости от специфики компании и ее сферы деятельности. Однако есть список обязанностей, которые помощник однозначно выполняет в любой компании.
В должностные обязанности помощника руководителя входит:
- организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя. Например, поддержание порядка на рабочем месте руководителя, обеспечение канцелярией и т.д;
- ведение делопроизводства руководителя. На отдельных предприятиях помощники даже руководят секретариатом организации;
- координация деятельности руководителя: планирование распорядка рабочего дня руководителя, ведение календаря, составление графиков деловых совещаний, напоминание руководителю о событиях и мероприятиях разного рода;
- организация поездок руководителя, а также возможно и сопровождение в поездках. Помощник берет на себя все организационные моменты: продумывание логистики поездки, заказ билетов, оформление документов, заказ такси и гостиницы и пр.;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- встреча и обслуживание гостей и клиентов организации;
- подготовка заседаний, встреч, совещаний руководителя, оповещение всех участников о повестке дня и времени встречи;
- ведение протоколов хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, документальное оформление их результатов;
- контроль исполнения распоряжений персоналом;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
Конечно это не весь список обязанностей. И тем, кто хочет связать себя с этой замечательной профессией, не стоит пугаться. Набор обязанностей определяется для каждой конкретной компании индивидуально. А в крупных компаниях так и вовсе нанимается целый штат помощников, а уже между ними распределяются обязанности.
Если Вы хотите чувствовать себя на этой должности уверенно в компании любого уровня: от малого бизнеса до крупной корпорации, приходите на онлайн курс «Персональный помощник». Авторская методика нашей школы на курсе даст Вам все необходимые знания по всем вышеперечисленным обязанностям. Применив знания в своей работе, Вы сможете стать помощником №1 для своего руководителя.