Ни для кого не секрет, что порядок на рабочем месте напрямую влияет на нашу продуктивность. А продуктивность в работе помощника руководителя - одна из самых важных составляющих. Более того, помощник часто выступает «палочкой-выручалочкой» для руководителя. Соответственно, помощнику просто необходимо знать, что где лежит.
Итак, ловите топ-5 советов, как обустроить рабочее пространство:
На рабочем месте должно лежать только самое необходимое. Продумайте, что из принадлежностей, документов нужно Вам в течение дня и проранжируйте все вещи по надобности: самые нужные оставьте на столе, чтобы они всегда были под рукой, менее нужные можно убрать в ящик стола, а редко используемые - в шкаф.
Подумайте над системой хранения. Посмотрите, какие есть в Вашем распоряжении ящики, шкафы, коробки, подставки, ёмкости. Все эти места хранения помогут Вам в организации пространства.
Создайте каталог. Обычно помощнику приходится иметь дело с большим количеством бумаг. Я советую отсортировать все бумаги и распределить по категориям и папкам. А чтобы Вам или заменяющему Вас лицу было удобно находить нужные документы, можно создать каталог. Конечно, сначала придется потрудиться над созданием такого каталога, но в будущем это сэкономит время. Ведь по каталогу можно будет найти интересующий документ за считанные секунды.
Оцифруйте все, что можно. Этот совет хорош прежде всего для заметок. Много заметок на ярких листках бумаги мозолят глаза весь день напролет. Заметки в смартфоне удобны не только тем, что избавят Вас от визуального шума, но и тем, что всегда можно поставить уведомление и не держать в голове выполнение той или иной задачи.
Регулярность в уборке – залог комфорта. Наводить порядок в строго заведенное время - хорошая привычка. Подумайте, может, Вы сможете навести порядок в пятницу после работы или в понедельник пораньше с утра. Отсортируйте бумаги, выкиньте весь скопившийся мусор, приберите стол, ящики. Поверьте, регулярная уборка не требует много времени, но это позволит Вам легко поддерживать порядок и всегда находиться в комфортной рабочей обстановке.
Хотите получить еще больше знаний и лайфхаков по организации рабочего пространства? На курсе «Персональный ассистент» я посвятила большой урок принципам и правилам организации. Используя эти советы, Вы в скором времени заметите, что меньше отвлекаетесь и успеваете делать гораздо больше задач, чем раньше.