⠀ Звонит мне девушка из какой-то компании. Оказалось, что организаторы конференции передали спонсорам контакты всех участников. И теперь они их обзванивают. И вот она мне предлагает встретиться. Говорит, давайте подумаем, где можем быть полезны друг другу. Давайте пересечемся на завтрак или обед. И вот, что я подумала. ⠀ Новые реалии тайм-менеджмента обязывают нас всех задаваться вопросами: - нужна ли вообще эта встреча? - какие цели она перед собой ставит? - можем ли мы решить вопросы/задачи, не встречаясь? Например, по почте, звонком и т.д. ⠀ А в особенности эти вопросы - must-have для ассистента. Если раньше можно было не думать: кто-то хочет встретиться с руководителем - согласовали, в календарь поставили напоминалку и дело за малым. То сейчас этот hectic lifestyle (невероятно суетный образ жизни в мегаполисе) обязывает выбирать эффективные средства достижения целей. Экономить свое время! И думать, а стоит лли тратить время на дорогу/ожидание, если можно написать письмо/позвонить. И только когда личная встреча 100% нужна, она важная с точки зрения целей и возможных результатов - тогда да, встреча оправдана. В других околорабочих и рабочих вопросах нужно экономить свое время. Это же невероятно ценный ресурс!
Тогда как правильно делегировать, и что можно делегировать?
⠀ Когда у нас огромное множество разнообразных задач, то есть шанс погрязнуть в мелочах и потратить на них уйму времени. Так и появилось модное нынче слово «делегирование». Казалось бы, что в нем сложного? Просто перепоручить другому. Однако от того, насколько понятно поставлена нами задача, зависит конечный результат. Я по долгу своей работы взаимодействую с IT-специалистами, дизайнерами, рекламными агентствами, фрилансерами. Всем им перепоручаю те задачи, которые не могу сделать сама или в которых некомпетентна. ⠀ Как же поставить задачу так, чтобы она была понятна исполнителю? Очень частый случай, когда ставится непонятная, «двоякая» задача. Поэтому делюсь технологией постановки задач:
Что?
- Что надо сделать и какие задачи выполнить?
Кто?
- Кто ответственный? - Кого проинформировать? - С кем взаимодействовать?
Зачем?
- Какую цель перед собой ставим? - Что будет, если задача не будет выполнена?
Как?
- На что обратить внимание? - Какие есть у нас требования?
Когда?
- Когда надо начать и завершить работу? - Когда установить контрольные точки? - Будет ли итоговый отчет и в каком виде? ⠀ Если изначально дать поручение в таком структурированном виде, то вопросов и непонимания будет гораздо меньше. Мы заранее ставим задачу в понятной форме.
Эта технология подходит тем, кто: - руководит отделом или несколькими подчиненными - управляет удаленной командой - дает поручения фрилансерам или удаленным сотрудникам - взаимодействует с аутсорсерами
Хотите научиться грамотному делегированию и тайм-менеджменту? В бизнес-школе ассистентов, помощников и административных специалистов Анны Сосновой обучают всем необходимым навыкам, чтобы стать востребованным профессионалом. Вы получите самые актуальные знания, которые помогут вам вырасти в карьере и быть уверенным в своей ценности. Будем рады видеть вас в рядах наших учеников. Присоединяйтесь!