В любой организации периодически проводятся совещания. Поэтому организация совещаний и протоколирование входят в частые обязанности профессиональных помощников, и этим навыкам мы уделяем особое внимание на курсах в нашей бизнес-школе.бизнес-школе.
На совещаниях поднимаются производственные вопросы, принимаются важные решения. Чтобы договоренности не оставались «на словах», а превращались в конкретные действия, необходим протокол совещания. В процессе документирования хода встреч и закрепления принятых решений он играет ключевую роль. Именно поэтому мы решили рассказать о том, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать. Также мы дадим практические рекомендации, которые будут особенно полезны для начинающих ассистентов.
Что же такое протокол совещания?
Протокол совещания – это документ, в котором фиксируется ход обсуждения разных вопросов, позиции участников, а также выработка и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, заседаний и собраний. Важно отметить, что основная функция протокола — это официальная письменная фиксация договоренностей: вопросов, задач, мнений и решений, которые были озвучены на совещании. Именно протокол позволяет избежать разночтений, забытых договоренностей и повторных обсуждений одних и тех же тем.
Виды протоколов совещаний
Теперь поговорим о том, какие бывают разновидности протоколов. По степени полноты записи хода совещания протоколы могут быть краткими и полными.
Полные протоколы содержат детализированную запись всего хода совещания, включая вопросы, реплики, замечания, справки по ходу обсуждения, выступления участников и и дополнительные комментарии. Полные протоколы могут быть:
Текстовыми, где способ документирования – текст;
стенографическими – с использованием специальных условных обозначений, которые расшифровываются при дальнейшем оформлении протокола;
фонографическими – с применением аудиозаписи;
видеопротоколами – с использованием видео- и звукозаписи.
В кратком протоколе фиксируется:
фамилия председателя;
фамилия секретаря;
состав присутствовавших;
перечень рассмотренных вопросов;
принятые решения и ответственные лица (если это предусмотрено форматом).
К разновидности краткого протокола можно отнести протокол, который был составлен по сокращенной форме. Эта форма предусматривает краткое последовательное изложение всех рассмотренных вопросов. При этом применяется схема «вопрос – принятое решение». Именно этот формат используется чаще всего в бизнесе, так как составление полного протокола требует больше времени и ресурсов.
Как правильно оформлять протокол
При оформлении протокола важно использовать заранее подготовленные для совещания документы: списки приглашенных, повестку дня, тексты докладов, информационные справки и другие материалы. Это помогает повысить точность формулировок и ускоряет процесс подготовки итогового документа.
Протокол, составленный непосредственно во время совещания, является черновиком. Перед окончательным оформлением он должен быть отредактирован, уточнен и логически выстроен, а при необходимости — сверен со стенограммой или фонограммой (если использовалась запись). Обычно оформление протокола проводится в течение 3-5 дней с даты заседания. Конкретные сроки могут устанавливаться внутренними регламентами компании.
Рекомендации помощникам при подготовке протокола
А теперь несколько советов помощникам руководителей, которые стоит учесть при подготовке протокола:
заранее согласуйте с руководителем формат протокола, уровень детализации и ключевые акценты;
доведите до сведения участников совещания повестку дня;
проверьте техническую готовность оборудования для записи протокола (если используется стенограмма, аудио- и видеозапись);
определите регламент встречи, чтобы времени хватило на обсуждение всех запланированных вопросов и фиксацию решений
Грамотно оформленный протокол — это рабочий инструмент управления, который экономит время руководителя и повышает дисциплину исполнения задач. Именно поэтому навыки организации совещаний и протоколирования являются базовыми для профессионального помощника.
В бизнес-школе ассистентов и административных специалистов Анны Сосновой эти навыки рассматриваются как часть системной работы помощника с руководителем. Так, например, в рамках курса «Помощник руководителя»участники осваивают подготовку и проведение совещаний, логику фиксации решений, а также учатся работать с разными форматами протоколов. Также ученики получают необходимые чек-листы по организации собраний и образцы идеальных кратких и полных протоколов. Это позволяет помощнику не просто «вести записи», а реально помогать руководителю управлять процессами и результатами. Переходите по ссылке и записывайтесь, чтобы стать востребованным специалистом!
Обучение на персонального помощника в школе АС Материал обновлен в декабре 2025 года