Найти ассистента – как предпринимателю подобрать себе сильного помощника?

Предприниматель может положиться на ассистента как на важнейшего партнера, он поможет выполнять рутинные дела и освободит время руководителя для более стратегических задач. Необходимость нанять помощника становится основной задачей для владельцев бизнеса, которые сосредоточены на увеличении объема продаж и росте и не хотят тратить свое время и ресурсы на решение тактических задач.

Для того чтобы процесс поиска ассистента был эффективным, рекомендуем последовательно выполнить эти 5 шагов.

Для того чтобы понять, что вы можете делегировать помощнику, я рекомендую понаблюдать за собой в течение нескольких недель, записывать все задачи, которые вы выполняете в течение дня. Фотография рабочего дня поможет вам понять, куда вы тратите свое рабочее время.

Вам необходимо будет ответить на следующие вопросы:

• Какие задачи вы выполняете?
• На что вы тратите свое время?
• Какие задачи вам не нравится делать?
• Есть ли среди задач тактические, и если есть, то какие именно?

Наиболее рациональным решением будет передать помощнику все тактические и рутинные задачи, а также те дела, которые вас фрустрируют и которые вам категорически не нравится выполнять.

На этом шаге также важно определиться, какие задачи вы планируете делегировать ассистенту помимо базового функционала — личные или бизнес-задачи. Именно в этом состоит разница между личным помощником и бизнес-ассистентом.

Базовый функционал помощника:

• Коммуникации с клиентами, партнерами и др. (по почте и телефону)
• Планирование вашего рабочего дня
• Организация деловых встреч, командировок
• Встреча посетителей
• Подготовка бизнес-встреч и деловых переговоров
• Работа с документацией

Функционал личного (персонального) ассистента:

• Заказ товаров, продуктов и организация доставок
• Поиск школ, детских садов, репетиторов
• Контроль домашнего персонала
• Организация медицинского обслуживания
• Организация досуга
• Организация отпуска с семьей и др.

Функционал бизнес-ассистента:

• Сбор и анализ необходимой информации
• Подготовка презентаций для встреч с партнерами/сотрудниками
• Внесение правок на сайт, редизайн сайта, управление техническими специалистами
• Поиск и выбор подрядчиков для выполнения работ
• Деловая переписка с клиентами и партнерами
• Ведение проектов и управление проектными командами и др.

Стоит помнить о том, что профиль и качества ассистента, который занимается личными поручениями и который выполняет бизнес-задачи, сильно отличаются.

Моя рекомендация — не смешивать личные и бизнес-поручения для одного ассистента. Помощник эффективнее выполняет задачи, если фокусируется либо на базовом функционале + личных поручениях, либо базовом функционале + бизнес-поручениях.

Для этого вам необходимо понять:

• Нужно ли вам, чтобы ассистент был на связи по рабочим вопросам в течение полного рабочего дня с 9:00 до 18:00?
• Сколько часов в день необходимо для решения делегируемых задач?

Важно понимать, что зарплата ассистентов с ненормированным графиком, которые будут с вами на связи 24/7, выше, чем зарплата помощников со строго регламентированным графиком.

Если для вас не столь критичен большой опыт работы ассистентом, обратите внимание на новичков в профессии. Это могут быть помощники, закончившие курсы ассистентов, а также те, у кого есть большое желание стать ассистентом.

Такие кандидаты имеют большое преимущество — поскольку они хотят стать востребованным помощником и получить практический опыт, они будут особенно стараться попасть в ваши ожидания и эффективно выполнять поставленные задачи. Более того, начинающие ассистенты смогут «подвинуться» по окладу, потому что для них в приоритете — проявить себя. При этом важно понимать, что новичков нужно грамотно адаптировать в компанию и уделить немного больше времени на обучение.

Если вам все же важна экспертиза кандидата, то ищите именно опытных ассистентов. Плюсы таких соискателей в том, что они уже имеют опыт работы, выполняли аналогичные или по крайней мере схожие задачи, а следовательно, будут проявлять инициативу и переносить свой опыт на ваш бизнес с точки зрения идей и лучших практик. Надо учитывать, что помощники с опытом имеют более высокие зарплатные ожидания, которые соответствуют их навыкам и опыту.

Я рекомендую описывать вакансию, опираясь на структуру ниже:

• Информация о компании (сфера деятельности)
• График работы ассистента
• Ваши требования к кандидату — личностные и профессиональные качества и навыки
• Предполагаемые обязанности
• Контакты для отклика на вакансию

Помните, что чем понятнее и подробнее описана вакансия, тем выше шанс найти подходящего именно вам компетентного ассистента.

Вы можете найти своего идеального помощника, воспользовавшись одним из каналов, представленных ниже:

• Поиск благодаря рекомендациям и связям в деловом сообществе
• Публикация вакансии на карьерных порталах и ресурсах
• Обращение в специализированное агентство по подбору ассистентов

Третий способ особенно актуален тем предпринимателям, кто ценит свое время и хочет, чтобы все процессы по поиску ассистента были выполнены подрядчиком. В этом случае владельцу бизнеса подбирают «под ключ» того самого помощника, с которым у него с большей вероятностью сложится эффективное сотрудничество.

Агентство по подбору помощников АС, помимо найма ассистентов, специализируется также на обучении помощников руководителя. Проконсультировав сотни предпринимателей, мы точно знаем, какими навыками и качествами должен обладать продуктивный помощник. И именно эти знания передаем нашим выпускникам в рамках наших профильных курсов.

Поскольку мы заинтересованы в том, чтобы как можно оперативнее подобрать сильного ассистента на вакансию, в первую очередь, мы предлагаем кандидатов из нашей базы выпускников.

Подбор «под ключ» позволяет предпринимателям сэкономить свое время. Наше агентство:

1. соберет с вас потребность, чтобы понимать, какого ассистента вы видите рядом с собой, а какие качества или проявления личности являются для вас неприемлемыми;
2. составит грамотно описанную вакансию, подчеркнув преимущества работы с вами для увеличения откликов;
3. сформулирует тестовые задания, чтобы на практике проверить важные для вас навыки;
4. проведет собеседования и отбор кандидатов, оценит личностные и профессиональные качества потенциальных кандидатов, их коммуникативные навыки и способности к организации работы.

Весь процесс подбора занимает максимум 1 месяц. Выбрав нас, вы уже совсем скоро будете работать с тщательно отобранным профессионалом высокого уровня.

Мы уже успешно подобрали ассистентов для абсолютно разных бизнесов — от онлайн-школ до сетей салонов красоты и известных магазинов техники.

Спрос на ассистентов растет и иногда даже превышает предложение. Так что чем скорее вы примете решение о найме помощника, тем быстрее произойдет квантовый скачок в вашем деле. Ведь вы, как руководитель, сможете сосредоточиться на стратегии и долгосрочном развитии своего бизнеса, оставив рутинные задачи профессионалу.

Готовы к изменениям? Свяжитесь с нами уже сегодня, чтобы мы нашли вам идеального помощника, который станет катализатором вашего успеха.