Предприниматель может положиться на ассистента как на важнейшего партнера, он поможет выполнять рутинные дела и освободит время руководителя для более стратегических задач. Необходимость нанять помощника становится основной задачей для владельцев бизнеса, которые сосредоточены на увеличении объема продаж и росте и не хотят тратить свое время и ресурсы на решение тактических задач.
Таким образом, ассистент — это не просто помощник, это двигатель вашего бизнеса. Именно те руководители, кто осознанно делегирует рутину и концентрируется на стратегии, опережают конкурентов.
Для того чтобы процесс поиска ассистента был эффективным, рекомендуем последовательно выполнить эти 5 шагов.
1.Составьте список задач, которые хотите передать ассистенту
Для того чтобы понять, что вы можете делегировать помощнику, я рекомендую понаблюдать за собой в течение нескольких недель, записывать все задачи, которые вы выполняете в течение дня. Фотография рабочего дня поможет вам понять, куда вы тратите свое рабочее время.
Вам необходимо будет ответить на следующие вопросы:
Наиболее рациональным решением будет передать помощнику все тактические и рутинные задачи, а также те дела, которые вас фрустрируют и которые вам категорически не нравится выполнять.
На этом шаге также важно определиться, какие задачи вы планируете делегировать ассистенту помимо базового функционала — личные или бизнес-задачи. Именно в этом состоит разница между личным помощником и бизнес-ассистентом.
Базовый функционал помощника:
Функционал личного (персонального) ассистента:
Функционал бизнес-ассистента:
Стоит помнить о том, что профиль и качества ассистента, который занимается личными поручениями и который выполняет бизнес-задачи, сильно отличаются.
Моя рекомендация — не смешивать личные и бизнес-поручения для одного ассистента. Помощник эффективнее выполняет задачи, если фокусируется либо на базовом функционале + личных поручениях, либо базовом функционале + бизнес-поручениях.
Вам необходимо будет ответить на следующие вопросы:
- Какие задачи вы выполняете?
- На что вы тратите свое время?
- Какие задачи вам не нравится делать?
- Есть ли среди задач тактические, и если есть, то какие именно?
Наиболее рациональным решением будет передать помощнику все тактические и рутинные задачи, а также те дела, которые вас фрустрируют и которые вам категорически не нравится выполнять.
На этом шаге также важно определиться, какие задачи вы планируете делегировать ассистенту помимо базового функционала — личные или бизнес-задачи. Именно в этом состоит разница между личным помощником и бизнес-ассистентом.
Базовый функционал помощника:
- Коммуникации с клиентами, партнерами и др. (по почте и телефону)
- Планирование вашего рабочего дня
- Организация деловых встреч, командировок
- Встреча посетителей
- Подготовка бизнес-встреч и деловых переговоров
- Работа с документацией
Функционал личного (персонального) ассистента:
- Заказ товаров, продуктов и организация доставок
- Поиск школ, детских садов, репетиторов
- Контроль домашнего персонала
- Организация медицинского обслуживания
- Организация досуга
- Организация отпуска с семьей и др.
Функционал бизнес-ассистента:
- Сбор и анализ необходимой информации
- Подготовка презентаций для встреч с партнерами/сотрудниками
- Внесение правок на сайт, редизайн сайта, управление техническими специалистами
- Поиск и выбор подрядчиков для выполнения работ
- Деловая переписка с клиентами и партнерами
- Ведение проектов и управление проектными командами и др.
Стоит помнить о том, что профиль и качества ассистента, который занимается личными поручениями и который выполняет бизнес-задачи, сильно отличаются.
Моя рекомендация — не смешивать личные и бизнес-поручения для одного ассистента. Помощник эффективнее выполняет задачи, если фокусируется либо на базовом функционале + личных поручениях, либо базовом функционале + бизнес-поручениях.
2. Решите относительно графика работы помощника
Для этого вам необходимо понять:
Важно понимать, что зарплата ассистентов с ненормированным графиком, которые будут с вами на связи 24/7, выше, чем зарплата помощников со строго регламентированным графиком.
- Нужно ли вам, чтобы ассистент был на связи по рабочим вопросам в течение полного рабочего дня с 9:00 до 18:00?
- Сколько часов в день необходимо для решения делегируемых задач?
Важно понимать, что зарплата ассистентов с ненормированным графиком, которые будут с вами на связи 24/7, выше, чем зарплата помощников со строго регламентированным графиком.
3. Подумайте, важен ли для вас опыт работы ассистентом
Если для вас не столь критичен большой опыт работы ассистентом, обратите внимание на новичков в профессии. Это могут быть помощники, закончившие курсы ассистентов, а также те, у кого есть большое желание стать ассистентом.
Такие кандидаты имеют большое преимущество — поскольку они хотят стать востребованным помощником и получить практический опыт, они будут особенно стараться попасть в ваши ожидания и эффективно выполнять поставленные задачи. Более того, начинающие ассистенты смогут «подвинуться» по окладу, потому что для них в приоритете — проявить себя. При этом важно понимать, что новичков нужно грамотно адаптировать в компанию и уделить немного больше времени на обучение.
Если вам все же важна экспертиза кандидата, то ищите именно опытных ассистентов. Плюсы таких соискателей в том, что они уже имеют опыт работы, выполняли аналогичные или по крайней мере схожие задачи, а следовательно, будут проявлять инициативу и переносить свой опыт на ваш бизнес с точки зрения идей и лучших практик. Надо учитывать, что помощники с опытом имеют более высокие зарплатные ожидания, которые соответствуют их навыкам и опыту.
Такие кандидаты имеют большое преимущество — поскольку они хотят стать востребованным помощником и получить практический опыт, они будут особенно стараться попасть в ваши ожидания и эффективно выполнять поставленные задачи. Более того, начинающие ассистенты смогут «подвинуться» по окладу, потому что для них в приоритете — проявить себя. При этом важно понимать, что новичков нужно грамотно адаптировать в компанию и уделить немного больше времени на обучение.
Если вам все же важна экспертиза кандидата, то ищите именно опытных ассистентов. Плюсы таких соискателей в том, что они уже имеют опыт работы, выполняли аналогичные или по крайней мере схожие задачи, а следовательно, будут проявлять инициативу и переносить свой опыт на ваш бизнес с точки зрения идей и лучших практик. Надо учитывать, что помощники с опытом имеют более высокие зарплатные ожидания, которые соответствуют их навыкам и опыту.
4. Составьте вакансию
Я рекомендую описывать вакансию, опираясь на структуру ниже:
Помните, что чем понятнее и подробнее описана вакансия, тем выше шанс найти подходящего именно вам компетентного ассистента.
- Информация о компании (сфера деятельности)
- График работы ассистента
- Ваши требования к кандидату — личностные и профессиональные качества и навыки
- Предполагаемые обязанности
- Контакты для отклика на вакансию
Помните, что чем понятнее и подробнее описана вакансия, тем выше шанс найти подходящего именно вам компетентного ассистента.
5. Определите каналы поиска ассистента
Вы можете найти своего идеального помощника, воспользовавшись одним из каналов, представленных ниже:
Третий способ особенно актуален тем предпринимателям, кто ценит свое время и хочет, чтобы все процессы по поиску ассистента были выполнены подрядчиком. В этом случае владельцу бизнеса подбирают «под ключ» того самого помощника, с которым у него с большей вероятностью сложится эффективное сотрудничество.
- Поиск благодаря рекомендациям и связям в деловом сообществе
- Публикация вакансии на карьерных порталах и ресурсах
- Обращение в специализированное агентство по подбору ассистентов
Третий способ особенно актуален тем предпринимателям, кто ценит свое время и хочет, чтобы все процессы по поиску ассистента были выполнены подрядчиком. В этом случае владельцу бизнеса подбирают «под ключ» того самого помощника, с которым у него с большей вероятностью сложится эффективное сотрудничество.
Агентство по подбору помощников АС, помимо найма ассистентов, специализируется также на обучении помощников руководителя. Проконсультировав сотни предпринимателей, мы точно знаем, какими навыками и качествами должен обладать продуктивный помощник. И именно эти знания передаем нашим выпускникам в рамках наших профильных курсов.
Поскольку мы заинтересованы в том, чтобы как можно оперативнее подобрать сильного ассистента на вакансию, в первую очередь, мы предлагаем кандидатов из нашей базы выпускников.
Подбор «под ключ» позволяет предпринимателям сэкономить свое время. Наше агентство:
Весь процесс подбора занимает максимум 1 месяц. Выбрав нас, вы уже совсем скоро будете работать с тщательно отобранным профессионалом высокого уровня.
Мы уже успешно подобрали ассистентов для абсолютно разных бизнесов — от онлайн-школ до сетей салонов красоты и известных магазинов техники.
Спрос на ассистентов растет и иногда даже превышает предложение. Так что чем скорее вы примете решение о найме помощника, тем быстрее произойдет квантовый скачок в вашем деле. Ведь вы, как руководитель, сможете сосредоточиться на стратегии и долгосрочном развитии своего бизнеса, оставив рутинные задачи профессионалу.
Готовы к изменениям? Свяжитесь с нами уже сегодня, чтобы мы нашли вам идеального помощника, который станет катализатором вашего успеха.
Поскольку мы заинтересованы в том, чтобы как можно оперативнее подобрать сильного ассистента на вакансию, в первую очередь, мы предлагаем кандидатов из нашей базы выпускников.
Подбор «под ключ» позволяет предпринимателям сэкономить свое время. Наше агентство:
- соберет с вас потребность, чтобы понимать, какого ассистента вы видите рядом с собой, а какие качества или проявления личности являются для вас неприемлемыми;
- составит грамотно описанную вакансию, подчеркнув преимущества работы с вами для увеличения откликов;
- сформулирует тестовые задания, чтобы на практике проверить важные для вас навыки;
- проведет собеседования и отбор кандидатов, оценит личностные и профессиональные качества потенциальных кандидатов, их коммуникативные навыки и способности к организации работы.
Весь процесс подбора занимает максимум 1 месяц. Выбрав нас, вы уже совсем скоро будете работать с тщательно отобранным профессионалом высокого уровня.
Мы уже успешно подобрали ассистентов для абсолютно разных бизнесов — от онлайн-школ до сетей салонов красоты и известных магазинов техники.
Спрос на ассистентов растет и иногда даже превышает предложение. Так что чем скорее вы примете решение о найме помощника, тем быстрее произойдет квантовый скачок в вашем деле. Ведь вы, как руководитель, сможете сосредоточиться на стратегии и долгосрочном развитии своего бизнеса, оставив рутинные задачи профессионалу.
Готовы к изменениям? Свяжитесь с нами уже сегодня, чтобы мы нашли вам идеального помощника, который станет катализатором вашего успеха.