Статьи

Найти ассистента руководителя: как проверить резюме и не ошибиться с выбором

Большинство руководителей при подборе помощника совершают одну и ту же ошибку: читают резюме как список фактов. Был там — делал вот это. И в итоге берут ассистента, который вроде подходит, а через три месяца понимают, что снова все делают сами.
Резюме — это не биография. Это первый тест на то, как кандидат думает, структурирует информацию и понимает свою роль. Ниже вы найдете наши советы, как правильно проверять резюме соискателей.

Смотрите на само резюме, а не только на содержание

Помощник руководителя — человек, который будет выстраивать вашу жизнь и работу. Логично спросить: а как он выстроил собственное резюме?
Если оно перегружено, нелогично структурировано, с разными шрифтами и «простынями» текста — это уже сигнал. Хороший ассистент подает информацию чисто, ёмко и с ориентацией на читателя. Плохой — как получилось.
Обратите внимание: есть ли в резюме логика подачи? Понятно ли с первых секунд, кто этот человек и чем он занимался? Выровнены ли даты, нет ли опечаток? Детали имеют значение — именно за деталями и приходят к помощнику.

Ищите глаголы действия, а не должности

Слабое резюме: «Помощник руководителя. Обеспечивала жизнедеятельность офиса». Сильное резюме: «Выстроила систему согласования документов, сократив время обработки с 3 дней до 1».
Разница — не в должности, а в том, как человек описывает свою работу. Если кандидат пишет только «выполняла поручения» и «вела документооборот» — он, скорее всего, именно это и делал: ждал задачи и исполнял. А Вам нужен тот, кто видит проблему и решает ее раньше, чем вы сами ее заметите.
Хорошие глаголы в резюме помощника: организовал, внедрил, оптимизировал, взял на себя, наладил, предложил. Плохие: выполнял, обеспечивал, участвовал, помогал.

Не игнорируйте «скучные» места работы

Частая ловушка — отдавать предпочтение кандидатам из крупных известных компаний. Но звездное окружение не равно звездный сотрудник. В крупных компаниях больше людей, а функционал ассистента часто жестко ограничен: например, он может не заниматься командировками — их ведет совсем другой отдел. Поэтому опыт в крупной корпорации — не гарантия универсальности кандидата.
Куда интереснее кандидат, который работал в среднем или малом бизнесе, где приходилось делать все самому: и travel-поддержку, и подготовку презентаций, и переговоры с подрядчиками. Такие люди, как правило, более гибкие, менее избалованные процессами и быстрее адаптируются под конкретного руководителя.
Спросите себя: этот человек привык к готовой инфраструктуре или умеет создавать ее с нуля?

Длительность работы важнее, чем кажется

Помощник, который меняет работу каждые 8–10 месяцев — красный флаг. Это не означает, что он плохой человек, но хорошему помощнику нужно время, чтобы стать по-настоящему полезным. Первые три месяца — это всегда адаптация: изучение ритма руководителя, его приоритетов, стиля общения, болевых точек. Реальная ценность начинается позже.
Ищите кандидатов с опытом работы на одном месте от 1,5–2 лет. Это признак того, что человек умеет выстраивать долгосрочные рабочие отношения, а не просто способен сработаться на время испытательного срока.

Проверьте кандидата еще до собеседования

Один из самых недооцененных инструментов — посмотреть, как человек общается на этапе отклика. Как он написал сопроводительное письмо (или не написал)? Как ответил на ваш запрос о встрече — четко и по делу или уклончиво?
Если вы договариваетесь о собеседовании по почте или мессенджеру — уже в этом диалоге виден будущий стиль работы. Грамотная речь, структура, вежливость без угодливости, конкретика — все это маркеры того самого помощника, который не потеряет ни одно ваше письмо и не забудет ни одну задачу.

Дайте тестовое задание до встречи

Еще до созвонов и собеседований дайте кандидату маленькое реальное задание. Например: «Пожалуйста, составьте короткий план встречи по следующим вводным...» или «Найдите три варианта для... и пришлите сравнение».
Это сэкономит время обеим сторонам. Сильный кандидат выполнит задание четко и с инициативой. Слабый либо пришлет что попало, либо не пришлет вовсе.
Правильный помощник — это человек, которому вы через полгода будете доверять больше, чем многим коллегам. Поэтому точность на этапе подбора окупается многократно.
Ищете помощника, но не хотите тратить месяцы на самостоятельный поиск?
Мы занимаемся подбором помощников и ассистентов руководителей — и параллельно обучаем их в собственной школе. Мы знаем, каким должен быть сильный ассистент.
Наше ключевое преимущество: процесс подбора лично курирует Анна Сосновая — основатель школы ассистентов и агентства. Анна работает с тысячами ассистентов и с предпринимателями, топ-руководителями. Она лично обучала ассистентов вице-президентов Сбера, помощников в «Самокате», Русгидро и других крупных компаний, а также помощников блогеров-миллионников и огромного числа предпринимателей из самых разных сфер. Этот опыт позволяет нам находить и оценивать ассистентов, которые подходят под специфику любого бизнеса.
Оставьте заявку — расскажите о своей задаче, и мы подберем кандидата, который подойдет именно вам!
Для руководителей