Задача руководителя – прийти в назначенное время и назначенное место, знать, кто конкретно будет на совещании и чему оно будет посвящено. «Теневая» же сторона подготовки всегда лежит на помощнике.
Поэтому в этой статье мы поговорим о самых важных аспектах в организации совещаний, собраний и других мероприятий.
Итак, что же входит в организацию совещаний, собраний и переговоров?
· выбор помещения
Оно должно подходить под формат мероприятия и количество человек.
· приглашение партнеров или клиентов
Задача сделать так, чтобы приглашенные были вовремя проинформированы о мероприятии.
· встреча гостей и оказание сервиса
Главная задача ассистента руководителя предоставить сервис приглашенным партнерам.
· координацию всего мероприятия
· проверку технической составляющей и пр.
Подходить к организации мероприятий необходимо с должной внимательностью к деталям. Приглашенный на мероприятие партнер или клиент обратит внимание и на схему проезда к месту мероприятия, и на вид помещения, и на техническое оснащение. В организации совещаний нет мелочей. Абсолютно все может сказаться на имидже компании.
Важно заметить, что организационная сторона вопроса мероприятий тесно связана со знаниями и навыками делового этикета. При организации и проведении совещаний, собраний необходимо обеспечить должный комфорт всем участникам мероприятия. Все должно быть сделано так, чтобы участники совещаний, собраний были сосредоточены на решении важных задач. И поэтому такие рутинные задачи как проверка количества мест или подготовка схемы рассадки участников мероприятия тоже входят в обязанности ассистента руководителя.
Конечно, ассистенту важно также уделить внимание вопросам офисного гостеприимства. И здесь опять важны детали: как встретить гостей, пригласить их снять верхнюю одежду, предложить чай или кофе. Ожидание начала мероприятия должно проходить комфортно для приглашенного партнера или клиента. Это влияет на имидж компании в глазах партнёров в целом, имидж самого помощника и его руководителя.
Организация различных мероприятий также часто включает в себя ведение протокола, т. е. запись процесса обсуждения вынесенных на повестку дня вопросов. Протокол ведется, как правило, кратко и сжато. Достигнутый результат должен быть сформулирован коротко и определенно: с дедлайнами и ответственными.
В бизнес-школе ассистентов, помощников и административных специалистов Анны Сосновой обучают всем аспектам делового этикета, офисного гостеприимства, организации совещаний.
Получив эти важные навыки у нас в школе, Вы без сомнения справитесь с такой значимой функцией помощника руководителя как организация совещаний и собраний.