Как контролировать задачи и поручения, чтобы они выполнялись?

Эффективная работа любой организации немыслима без слаженной командной работы всего персонала.

При этом работники организации должны выполнять все поставленные задачи четко в срок. В каждой организации руководители по-разному дают поручения своим сотрудникам. Например, в небольших организациях поручения даются, в основном, в устной форме. А в крупных организациях поручения оформляются в письменном виде.
Неважно, каким способом руководитель дает поручения своим сотрудникам. Ни один руководитель не в состоянии запомнить все данные им поручения и самостоятельно проконтролировать их исполнение. При этом всегда найдутся сотрудники, кто будет игнорировать поручения, забывать про них, сдвигать сроки выполнения. Рано или поздно это приведет к падению исполнительской дисциплины и снижению эффективности деятельности организации. При отсутствии должного контроля за исполнением поручений, может дойти до того, что исполнители будут сами решать, какие поручения исполнять, какие игнорировать и в какой срок исполнить поручение.
Поэтому руководители рассматривают контроль исполнения поручений как одну из важных функций помощника.

Что же такое контроль за исполнением поручений?

Это совокупность действий, которые позволяют получить выполнение задачи в полном объеме, с необходимым качеством и в срок.

Контроль исполнения поручений строится на совместной работе помощника и руководителя. Важно, чтобы помощник понимал:
· исполнение каких задач он должен проконтролировать
· кого необходимо контролировать
· какие критерии у оценки результата
· как часто необходимо взаимодействовать с руководителем по контролируемой задаче
· как будет происходить это взаимодействие (например, личная встреча, звонок или сообщение по электронной почте)
· каким должен быть итоговый результат

Помощнику также важно правильно доносить до исполнителей задачи и поручения. Для этого необходимо следовать принципу: любая задача должна быть конкретно сформулирована, иметь измеримый результат, быть достижимой и значимой, а также иметь точный срок выполнения. Здесь большое значение имеет обучение ассистентов.


Пройдя курсы повышения квалификации, ассистент научится профессионально доносить поручения до исполнителей. Например, на курсе «Бизнес-ассистент 2.0» целый модуль посвящен грамотному распределению ответственности между сотрудниками, контролю исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников.

Какие виды поручений чаще всего дают контролировать помощнику?

Это может быть контроль явки сотрудников на совещания, контроль предоставления отчетов, контроль предоставления в срок необходимых документов, выстраивание новых или изменение старых бизнес-процессов и многое другое.

Помощник может использовать различные формы контроля исполнителей, такие как:
· Переписка;
· Личные встречи;
· Разговор по телефону;
· Системы постановки задач.

В бизнес-школе ассистентов, помощников и административных специалистов Анны Сосновой обучают всем аспектам контроля за исполнением поручений руководителя. Получив эти важные навыки на курсах в нашей школе, вы, без сомнения, справитесь с такой значимой функцией помощника руководителя, как контроль исполнения поручений.