Эффективная работа любой организации немыслима без слаженной командной работы всего персонала.
При этом работники организации должны выполнять все поставленные задачи четко в срок. В каждой организации руководители по-разному дают поручения своим сотрудникам. Например, в небольших организациях поручения даются в основном в устной форме. А в крупных организациях поручения оформляются в письменном виде.
Неважно каким способом руководитель дает поручения своим сотрудникам. Ни один руководитель не в состоянии запомнить все данные им поручения и самостоятельно проконтролировать их исполнение. При этом всегда найдутся сотрудники, кто будет игнорировать поручения, забывать про них, сдвигать сроки выполнения. Рано или поздно это приведет к падению исполнительской дисциплины и снижению эффективности деятельности организации. В случае отсутствия должного контроля за исполнением поручений может дойти до того, что исполнители будут сами решать какие поручения исполнять, какие игнорировать и в какой срок исполнить поручение.
Поэтому руководители рассматривают контроль исполнения поручений как одну из важных функций помощника.
Что же такое контроль за исполнением поручений?
Это совокупность действий, которая позволяет получить выполнение задачи в полном объеме с нужным качеством и в срок.Контроль исполнения поручений строится на совместной работе помощника и руководителя. Важно, чтобы помощник понимал:
· исполнение каких задач он должен проконтролировать
· кого необходимо контролировать
· какие критерии у оценки результата
· как часто необходимо взаимодействовать с руководителем по контролируемой задаче
· как будет происходить это взаимодействие (например, личная встреча, звонок или сообщение по электронной почте)
· каким должен быть итоговый результат.
Помощнику также важно доносить до исполнителей задачи и поручения. Для этого необходимо следовать принципу, что любая задача должна быть конкретно сформулирована, имела измеримый результат, была достижимой и значимой, а также имела точный срок выполнения. Здесь большое значение имеет обучение ассистентов.
Пройдя курсы повышения квалификации, ассистент несомненно научится правильно доносить поручения до исполнителей. Например, на курсе «Бизнес-ассистент 2.0» целый модуль посвящен грамотному распределению ответственности между сотрудниками, контролю исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников.
Какие виды поручений чаще всего поручают контролировать помощнику?
Это может быть контроль явки сотрудников на совещания, контроль предоставления отчетов, контроль предоставления в срок необходимых документов, выстраивание новых или изменение старых бизнес-процессов и многое другое.Для контроля исполнителей помощник может использовать различные формы, такие как:
· Переписка;
· Личные встречи;
· Разговор по телефону;
· Системы постановки задач.
В бизнес-школе ассистентов, помощников и административных специалистов Анны Сосновой обучают всем аспектам контроля за исполнением поручений руководителя. Получив эти важные навыки у нас в школе, вы без сомнения справитесь с такой значимой и функций деле помощника руководителя как контроль исполнения поручений.