Несмотря на то, что сейчас уже нет строгих ограничений по работе в офлайн режиме, онлайн-совещания до сих пор очень популярны. Интересен факт, что онлайн-совещания стали гораздо эффективнее встреч в офлайн формате. Практика показала, что участники дистанционных собраний стали более организованными.
В этой статье мы поделимся правилами, которые позволят Вам грамотно организовать и провести онлайн-совещание. Некоторые из этих правил также применимы и для совещаний в формате офлайн. Итак:
1. Назначьте администратора встречи. Он будет нести ответственность за организацию онлайн-совещания, оповещение и сбор участников, подготовку резюме по итогам встречи. Обычно именно помощник руководителя выполняет роль администратора.
2. Используйте календарь. Это может быть любой удобный планировщик, который штатно используется в Вашей компании. В нем можно назначить дату и время онлайн-совещания с учетом того, кто и когда занят.
3. Проверьте техническое оснащение, которое используется для участие в онлайн-совещании. Так, интернет-соединение должно быть стабильным, а телефон или ноутбук - заряженными. Здесь очень важно отметить, что если Вы приглашаете партнеров или гостей из других компаний, необходимо убедиться, что они используют те же программы для онлайн-совещаний, что и в Вашей компании. В противном случае, нужно проследить, чтобы необходимые программы были установлены, проведена регистрация в них и получены доступы.
4. Составьте повестку совещания, чтобы исключить хаотичные сборы по каждому отдельному вопросу. Администратор может заранее выслать повестку участникам, чтобы они могли подготовиться к запланированным вопросам.
5. Берегите рабочее время всех сотрудников. Приглашайте на совещание только тех участников процесса, кто может помочь в решении проблемы.
6. Следите за соблюдением времени, отведенному на каждого выступающего.
Одна из учениц на курсе «Помощник руководителя» поделилась своим лайфхаком. В их компании принято, что на каждого выступающего отводится одинаковое, заранее обговоренное, количество времени. Администратор встречи ставит будильник в начале выступления. Как только будильник звенит, выступающий останавливается. Такое нововведение очень дисциплинировало выступающих: каждый стал заранее продумывать свою речь и не допускать разговоров «не по делу».
7. Зафиксируйте договоренности, закрепите ответственных и сроки выполнения. Отсутствие записей может превратить Ваше совещание в пустой разговор.
8. Проконтролируйте выполнение задач. Эта мера повысит эффективность вашего совещания. А перед началом следующего совещания администратор может проверить ход выполнения поставленных задач.
В бизнес-школе ассистентов, помощников и административных специалистов Анны Сосновой обучают всем аспектам организации совещаний. Вам будут доступны самые актуальные знания по профессии, авторские чек-листы, пособия, профессиональные статьи и шаблоны. Все это Вы сможете применить в работе уже во время обучения! Навыки, приобретенные у нас в школе, помогут Вам блестяще организовать любое совещание или собрание «на удаленке».