Если ваш руководитель вечно в цейтноте — только что закончил звонок, уже бежит на встречу, в дороге отвечает на письма, а вечером выглядит так, будто только что вернулся с поля боя — это тревожный сигнал о том, что он перегружен и работает неэффективно. И если так будет продолжаться, то шеф выгорит и результаты будут плачевными.
Хорошая новость: именно ассистент может изменить эту картину. Не просто облегчить работу, а превратиться в настоящего антикризисного менеджера. Потому что у вас есть все: доступ, доверие и влияние. Осталось только грамотно этим распорядиться.
1. Ликвидируйте хаос, перехватывая входящие задачи
Многие руководители по привычке берут всё на себя: любое письмо, каждое сообщение, все встречи — под личный контроль. Но не всё срочное важно. И не всё важное требует участия именно руководителя.
Ваш фильтр — это первая линия обороны от перегруза. Вы можете — и должны — стать этим фильтром. Перехватывайте входящие задачи, распределяйте их в команде, приоритезируйте. И помогайте шефу не тратить силы на то, что можно делегировать или отложить.
2. Забирайте на себя рутину
Если руководитель по десять раз в день отвечает на одни и те же вопросы или сам назначает встречи — срочно исправляйте ситуацию. Посмотрите, какие мелкие задачи съедают его время. Всё это — ваша территория: согласуйте расписание, подготовьте письма, автоматизируйте повторяющиеся процессы. Что можно автоматизировать? Шаблоны писем, стандартные ответы, напоминания о регулярных задачах. А внимание руководителя пусть будет направлено туда, где он действительно незаменим.
3. Управляйте календарем
Уставший руководитель — это почти всегда следствие плохо выстроенного графика. Встречи, задачи, звонки вперемешку с дедлайнами, ни одного окна для передышки — это путь к выгоранию. Ваша задача — взять календарь под контроль.
Что делать: Группируйте похожие дела и отслеживайте нагрузку. Не позволяйте перегружать день так, чтобы вечером ваш шеф валился с ног. Даже одно перенесенное совещание может дать ему дополнительное время на важную задачу или просто на отдых. Например, если видите 5 встреч подряд, предложите передвинуть что-то менее срочное.
4. Фиксируйте договоренности
«Обсудим потом», «надо бы вернуться к этому вопросу» — если такие фразы остаются без последующих действий, они превращаются в потерянные возможности. Умный ассистент не теряет договорённости. Всё фиксируйте и напоминайте в нужный момент. Все важные решения — сразу заносите в задачи, чтобы они не зависли в воздухе. Без этого ключевые решения тонут в потоке срочных мелочей.
5. И наконец — защищайте от ненужного
Не давайте перегружать руководителя: если кто-то хочет «быстренько поговорить», уточните тему и приоритетность. Помните, что вы здесь для того, чтобы защитить его от несистемной нагрузки. Пусть до него доходят только те вопросы, которые действительно требуют его участия. Рабочий метод — выделить час раз в неделю на обсуждение всех вопросов и предложений от сотрудников. Это сократит количество несистемных обращений и даст сотрудникам четкий алгоритм: когда и как доносить свои вопросы, чтобы они точно были рассмотрены.
Хорошая новость: именно ассистент может изменить эту картину. Не просто облегчить работу, а превратиться в настоящего антикризисного менеджера. Потому что у вас есть все: доступ, доверие и влияние. Осталось только грамотно этим распорядиться.
1. Ликвидируйте хаос, перехватывая входящие задачи
Многие руководители по привычке берут всё на себя: любое письмо, каждое сообщение, все встречи — под личный контроль. Но не всё срочное важно. И не всё важное требует участия именно руководителя.
Ваш фильтр — это первая линия обороны от перегруза. Вы можете — и должны — стать этим фильтром. Перехватывайте входящие задачи, распределяйте их в команде, приоритезируйте. И помогайте шефу не тратить силы на то, что можно делегировать или отложить.
2. Забирайте на себя рутину
Если руководитель по десять раз в день отвечает на одни и те же вопросы или сам назначает встречи — срочно исправляйте ситуацию. Посмотрите, какие мелкие задачи съедают его время. Всё это — ваша территория: согласуйте расписание, подготовьте письма, автоматизируйте повторяющиеся процессы. Что можно автоматизировать? Шаблоны писем, стандартные ответы, напоминания о регулярных задачах. А внимание руководителя пусть будет направлено туда, где он действительно незаменим.
3. Управляйте календарем
Уставший руководитель — это почти всегда следствие плохо выстроенного графика. Встречи, задачи, звонки вперемешку с дедлайнами, ни одного окна для передышки — это путь к выгоранию. Ваша задача — взять календарь под контроль.
Что делать: Группируйте похожие дела и отслеживайте нагрузку. Не позволяйте перегружать день так, чтобы вечером ваш шеф валился с ног. Даже одно перенесенное совещание может дать ему дополнительное время на важную задачу или просто на отдых. Например, если видите 5 встреч подряд, предложите передвинуть что-то менее срочное.
4. Фиксируйте договоренности
«Обсудим потом», «надо бы вернуться к этому вопросу» — если такие фразы остаются без последующих действий, они превращаются в потерянные возможности. Умный ассистент не теряет договорённости. Всё фиксируйте и напоминайте в нужный момент. Все важные решения — сразу заносите в задачи, чтобы они не зависли в воздухе. Без этого ключевые решения тонут в потоке срочных мелочей.
5. И наконец — защищайте от ненужного
Не давайте перегружать руководителя: если кто-то хочет «быстренько поговорить», уточните тему и приоритетность. Помните, что вы здесь для того, чтобы защитить его от несистемной нагрузки. Пусть до него доходят только те вопросы, которые действительно требуют его участия. Рабочий метод — выделить час раз в неделю на обсуждение всех вопросов и предложений от сотрудников. Это сократит количество несистемных обращений и даст сотрудникам четкий алгоритм: когда и как доносить свои вопросы, чтобы они точно были рассмотрены.
Что получится в итоге?
Вместо замотанного и вечно уставшего руководителя — спокойный, стратегически мыслящий лидер, у которого наконец появляется время на главное. И это становится возможным благодаря вам — ассистенту, который умеет выстроить систему, защитить от перегрузки и освободить время для решений, а не «разгребания».
Чем больше вы берете на себя, тем больше вы управляете. Ассистент, который умеет организовать график, наладить процессы и освободить руководителю несколько часов в неделю — уже не просто помощник. Это правая рука и человек, которому доверяют и с которым советуются. А где польза и доверие — там и рост в вашей зарплате.
Хотите стать именно таким помощником?
В школе АС мы учим, как взять управление в свои руки: делегирование, организация процессов, работа с календарями, автоматизация задач, коммуникации и digital-инструменты — все это в наших программах.
Выбирайте подходящий для вас курс и станьте профессиональным помощником, который держит всё под контролем и делает жизнь руководителя легче и эффективнее!
Чем больше вы берете на себя, тем больше вы управляете. Ассистент, который умеет организовать график, наладить процессы и освободить руководителю несколько часов в неделю — уже не просто помощник. Это правая рука и человек, которому доверяют и с которым советуются. А где польза и доверие — там и рост в вашей зарплате.
Хотите стать именно таким помощником?
В школе АС мы учим, как взять управление в свои руки: делегирование, организация процессов, работа с календарями, автоматизация задач, коммуникации и digital-инструменты — все это в наших программах.
Выбирайте подходящий для вас курс и станьте профессиональным помощником, который держит всё под контролем и делает жизнь руководителя легче и эффективнее!
