Несмотря на то, что сейчас уже нет строгих ограничений по работе в офлайн режиме, онлайн-совещания до сих пор очень популярны. Интересен факт, что онлайн-совещания стали гораздо эффективнее встреч в офлайн формате. Практика показала, что участники дистанционных собраний стали более организованными.
В этой статье мы поделимся правилами, которые позволят Вам грамотно организовать и провести онлайн-совещание. Некоторые из этих правил также применимы и для совещаний в формате офлайн. Итак:
1. Назначьте администратора встречи. Он будет нести ответственность за организацию онлайн-совещания, оповещение и сбор участников, подготовку резюме по итогам встречи. Обычно именно помощник руководителя выполняет роль администратора.
2. Используйте календарь. Это может быть любой удобный планировщик, который штатно используется в Вашей компании. В нем можно назначить дату и время онлайн-совещания с учетом того, кто и когда занят.
3. Проверьте техническое оснащение, которое используется для участие в онлайн-совещании. Так, интернет-соединение должно быть стабильным, а телефон или ноутбук - заряженными. Здесь очень важно отметить, что если Вы приглашаете партнеров или гостей из других компаний, необходимо убедиться, что они используют те же программы для онлайн-совещаний, что и в Вашей компании. В противном случае, нужно проследить, чтобы необходимые программы были установлены, проведена регистрация в них и получены доступы.
4. Составьте повестку совещания, чтобы исключить хаотичные сборы по каждому отдельному вопросу. Администратор может заранее выслать повестку участникам, чтобы они могли подготовиться к запланированным вопросам.
5. Берегите рабочее время всех сотрудников. Приглашайте на совещание только тех участников процесса, кто может помочь в решении проблемы.
6. Следите за соблюдением времени, отведенному на каждого выступающего.
Одна из учениц на курсе «Удаленный ассистент» поделилась своим лайфхаком. В их компании принято, что на каждого выступающего отводится одинаковое, заранее обговоренное, количество времени. Администратор встречи ставит будильник в начале выступления. Как только будильник звенит, выступающий останавливается. Такое нововведение очень дисциплинировало выступающих: каждый стал заранее продумывать свою речь и не допускать разговоров «не по делу».
7. Зафиксируйте договоренности, закрепите ответственных и сроки выполнения. Отсутствие записей может превратить Ваше совещание в пустой разговор.
8. Проконтролируйте выполнение задач. Эта мера повысит эффективность вашего совещания. А перед началом следующего совещания администратор может проверить ход выполнения поставленных задач.
На курсе "Удаленный ассистент предпринимателя" обучают всем аспектам организации совещаний. Вам будут доступны самые актуальные знания по профессии, авторские чек-листы, пособия, профессиональные статьи и шаблоны. Все это Вы сможете применить в работе уже во время обучения! Навыки, приобретенные у нас в школе, помогут Вам блестяще организовать любое совещание или собрание «на удаленке».
